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慶典會議起草會議文件

關鍵詞:沙盤模型,建筑模型,模型制作,2016-05-01

 

3)起草會議文件

會議所用的各項文件材料,均應于會前準備完成。其中的主要材料,還應做到與會者人手一份。需要認真準備的會議文件材料最主要的當數開幕詞、閉幕詞和主題報告。
(4)要安排好與會者的招待工作
對于交通、膳宿、醫療、保衛等方面的具體工作,應精心、妥當地做好準備。

(5)要布置好會場

不應使其過大,顯得空曠無人;也不可使之過小,弄得擁擠不堪。對必用的音響、照明、空調、投影、攝像設備,事先要認真調試。需用的文具、飲料,亦應預備齊全。

(6)要安排好座次

排列主席臺上的座次,我國目前的慣例是:前排高于后排,中央高于兩側,左座高于右座。凡屬重要會議,在主席臺上每位就座者身前的桌子上,應先擺放好寫有其本人姓名的桌簽。排列聽眾席的座次,目前主要有兩種方法。
◆按指定區域統一就座。
◆自由就座。
在會議進行階段,會議的組織準備者要做的主要工作大體上可分為三項。在會場之外,應安排專人迎送、引導、陪同與會人員。對與會的年老體弱者,還須進行重點照顧。此外,必要時還應為與會者安排一定的文體娛樂活動。在會場之內,則應當對與會者有求必應,聞過即改,盡可能地滿足其一切正當要求。

(7)精心編寫會議簡報,舉行會期較長的大中型會議應編寫會議簡報。
(8)認真做好會議記錄。

凡重要會議,不論是全體大會,還是分組討論,都要進行必要的會議記錄。會議記錄是由專人負責記錄會議內容的一種書面材料。會議名稱、時間、地點、人員、主持者、記錄在內。
(9)在會議結束階段,一般的組織準備工作主要有以下三項。

※形成可供傳達的會議文件。
※處理有關會議的文件材料。
※為與會者的返程提供方便。一般而言,與會人員在出席會議時應當嚴格遵守的會議紀律主要有以下四項內容。規范著裝;嚴守時間;維護秩序;專心聽講。

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